¿Crees que informar y comunicar son sinónimos? En caso afirmativo, es un error, porque no lo son. De hecho, la diferencia no es precisamente irrelevante: tal como dice nuestro diccionario de la RAE (DRAE), informar es “dar noticia de algo”; comunicar, en cambio, es “hacer partícipe a otro de lo que uno tiene”. Es decir, en el primer caso, alguien o algo puede dar una información, pero ello no garantiza que haya un receptor de la misma y, aun habiéndolo, que comprenda la información recibida, lo cual no se corresponde con un acto comunicativo como tal. En el segundo caso, hay un receptor de la información, que la recibe y procesa, es decir, se produce la comunicación. 
Veámoslo con un sencillo ejemplo. Si viajamos a China, pero no sabemos chino, cuando nos entreguen un periódico o veamos la televisión, no dudaremos de que el diario o el locutor están informando de algo, pero… caray, a ver quién lo entiende… No habrá un eco en nosotros, porque no lograremos decodificar el mensaje (pues no conocemos el código –el chino–), así que no se estará produciendo la comunicación; en nuestro cómodo salón, leyendo nuestro diario de cabecera o escuchando las noticias en la radio, ambos en nuestro idioma, sí se estará produciendo la comunicación, porque entenderemos el mensaje e, incluso, nos provocará reacciones (más o menos sutiles: asombro, alegría, pesar… y hasta algunas carcajadas, como las que provocó el titular aparecido en un periódico y que ilustra esta entrada).
Aclarada la importante distinción entre informar y comunicar, y partiendo del dato contrastado de que, de media, cada trabajador recibe y envía 112 correos electrónicos al día[1], lo cual da una idea de la cantidad de tiempo que dedicamos a esta tarea, volvamos a la pregunta planteada al inicio: cuando escribes un correo electrónico, ¿informas o comunicas? ¿Estás seguro de que en cada e-mail comunicas al receptor qué, por qué y para qué le estás escribiendo?
Son cada vez más las empresas que adquieren conciencia de la gran cantidad de tiempo que se pierde, cada día, en aclarar e-mails confusos, incompletos y hasta contradictorios, ya sea entre los propios empleados como entre empleados y clientes o proveedores.
El tiempo perdido un día más el tiempo perdido de otro día, más el tiempo perdido de otro día…, multiplicado por la cantidad de empleados, clientes y proveedores con los que cuente la compañía, puede dar como resultado unas cifras tan considerables que se torna necesario estudiar hasta qué punto tiene sentido mantener esa situación en el tiempo.
Está comprobado que, a la hora de abordar una misma cuestión, la diferencia entre una comunicación escrita eficaz y otra ineficaz se traduce en un par de correos electrónicos en el primer caso y en una larga cadena de correos en el segundo. Los empleados implicados en el primer caso tendrán más tiempo para dedicarse a tareas más productivas; en el segundo, volviendo innumerables veces a la bandeja de entrada para dar feedback al último de los correos de la cadena, además de perder tiempo, los empleados puede que hasta pierdan las ganas y la –tan importante- motivación en el puesto de trabajo. Y es una lástima, porque la capacidad de comunicar con eficacia no es un don, es una habilidad, y, por tanto, es susceptible de desarrollo.
De poco sirve tener profundos conocimientos técnicos acerca de una determinada materia si no se posee la capacidad de transmitirlos con eficacia. Este problema, más frecuente de lo deseable, supone, al año, unas pérdidas más que considerables para el tejido empresarial. Por ello son cada vez más las empresas que apuestan por formar a sus plantillas en técnicas de comunicación escrita eficaz, apostando por una inversión segura y rentable a corto, medio y largo plazo.
