La urbanidad en el E-mail

Por Jaime Queralt-Lortzing Beckmann. Miembro del Consejo Asesor La Salle International Graduate School of Business

Algo tendremos que hacer con nuestro comportamiento en cuanto a los correos electrónicos. De hecho, algunas empresas ya lo están haciendo, como Volkswagen que ‘apaga’ su servidor el Viernes a la tarde y no lo vuelve a encender hasta el Lunes de madrugada.

Pero no me refiero ahora a esto, que también, hablo de esas bandejas de entrada diariamente atiborradas desde primera hora de la mañana y que nos impiden emplear nuestro tiempo en algo que no sea leer y responder correos de una manera compulsiva.

Hablo de esos hilos de correos en los que uno está en copia, y que se leen empezando por el último, en los que al final descubrimos que Fulanito y Zutanito van a mantener una reunión, pero todavía no han encontrado la fecha o la hora.  

La pregunta es ¿qué hago yo en copia de estos mails? O dicho de otro modo, ¿qué puedo aportar para que definitivamente ambos pacten una cita?

La cuestión es que es demasiado fácil añadir a alguien en copia y siempre es bueno que el jefe esté enterado de que vamos a reunirnos, ¿no? Pues oiga, no. Lo importante no es la reunión en sí, sino los resultados que se obtengan de la misma.

Porque, si siguiésemos ese planteamiento hasta el final, quizá también podríamos poner en copia al Presidente de la compañía y que él igualmente se diera por enterado de la reunión a mantener entre Fulanito y Zutanito, o al Director de Sur de Europa, ¿y cómo vamos a dejar ajeno a esta información al CEO mundial? 

Evidentemente se trata de hacer una reducción al absurdo, pero volvamos a nuestra bandeja de entrada, ¿y cuántos de los 163 correos que encontramos por leer contienen información verdaderamente relevante para nuestro trabajo?

Deberemos empezar a poner reglas de urbanidad y definir lo que es un comportamiento educado en el envío de e-mails, al igual que lo hacemos con los spam que nos llegan del exterior. En realidad, estamos ante lo que llamaríamos ‘spam de producción interna’.

Dejo aquí de lado aquellos otros correos que, aún resultando interesantes para nuestro desempeño laboral en origen, se convierten en una retahíla de contestaciones y respuestas con un vago contenido útil. No olvidemos que somos latinos y esto nos marca también aquí.

Hagan una prueba: siéntense un día cualquiera a los mandos de su ordenador, abran su bandeja de entrada y vayan analizando concienzudamente qué contienen esos mails que esperan a ser leídos. Pero cronometren uno a uno el tiempo que tardan en leerlos y responderlos, si es el caso, y sumen la cantidad de horas (¡horas!) que desperdiciamos.

Se dice que hasta un 30% de nuestros mails internos son irrelevantes y es que, si no lo fueran, estaríamos absolutamente desbordados por esos mismos correos electrónicos. Pero, por desgracia, hay que leérselos todos.

Y hago dos precisiones, primero que no me sirve que cambiemos mails por Whatsapp, y segundo que siempre debemos recordar que un exceso de información lleva a la desinformación.

Hagamos un esfuerzo por autoeducarnos en este tema, si no lo hacemos pronto sólo conseguiremos llegar al bloqueo.

 

2014-12-09T15:25:31+01:009 diciembre 2014|

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Por Jaime Queralt-Lortzing Beckmann. Miembro del Consejo Asesor La Salle International Graduate School of Business

Algo tendremos que hacer con nuestro comportamiento en cuanto a los correos electrónicos. De hecho, algunas empresas ya lo están haciendo, como Volkswagen que ‘apaga’ su servidor el Viernes a la tarde y no lo vuelve a encender hasta el Lunes de madrugada.

Pero no me refiero ahora a esto, que también, hablo de esas bandejas de entrada diariamente atiborradas desde primera hora de la mañana y que nos impiden emplear nuestro tiempo en algo que no sea leer y responder correos de una manera compulsiva.

Hablo de esos hilos de correos en los que uno está en copia, y que se leen empezando por el último, en los que al final descubrimos que Fulanito y Zutanito van a mantener una reunión, pero todavía no han encontrado la fecha o la hora.  

La pregunta es ¿qué hago yo en copia de estos mails? O dicho de otro modo, ¿qué puedo aportar para que definitivamente ambos pacten una cita?

La cuestión es que es demasiado fácil añadir a alguien en copia y siempre es bueno que el jefe esté enterado de que vamos a reunirnos, ¿no? Pues oiga, no. Lo importante no es la reunión en sí, sino los resultados que se obtengan de la misma.

Porque, si siguiésemos ese planteamiento hasta el final, quizá también podríamos poner en copia al Presidente de la compañía y que él igualmente se diera por enterado de la reunión a mantener entre Fulanito y Zutanito, o al Director de Sur de Europa, ¿y cómo vamos a dejar ajeno a esta información al CEO mundial? 

Evidentemente se trata de hacer una reducción al absurdo, pero volvamos a nuestra bandeja de entrada, ¿y cuántos de los 163 correos que encontramos por leer contienen información verdaderamente relevante para nuestro trabajo?

Deberemos empezar a poner reglas de urbanidad y definir lo que es un comportamiento educado en el envío de e-mails, al igual que lo hacemos con los spam que nos llegan del exterior. En realidad, estamos ante lo que llamaríamos ‘spam de producción interna’.

Dejo aquí de lado aquellos otros correos que, aún resultando interesantes para nuestro desempeño laboral en origen, se convierten en una retahíla de contestaciones y respuestas con un vago contenido útil. No olvidemos que somos latinos y esto nos marca también aquí.

Hagan una prueba: siéntense un día cualquiera a los mandos de su ordenador, abran su bandeja de entrada y vayan analizando concienzudamente qué contienen esos mails que esperan a ser leídos. Pero cronometren uno a uno el tiempo que tardan en leerlos y responderlos, si es el caso, y sumen la cantidad de horas (¡horas!) que desperdiciamos.

Se dice que hasta un 30% de nuestros mails internos son irrelevantes y es que, si no lo fueran, estaríamos absolutamente desbordados por esos mismos correos electrónicos. Pero, por desgracia, hay que leérselos todos.

Y hago dos precisiones, primero que no me sirve que cambiemos mails por Whatsapp, y segundo que siempre debemos recordar que un exceso de información lleva a la desinformación.

Hagamos un esfuerzo por autoeducarnos en este tema, si no lo hacemos pronto sólo conseguiremos llegar al bloqueo.

 

2014-12-09T15:25:31+01:009 diciembre 2014|

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