Por Sebastià Roger Berenguer, Enginyer Industrial. Consultor RE&FM. 

En primer lugar deberíamos explicar que estamos ante un concepto algo confuso y que muchas organizaciones en nuestro país no conocen exactamente y menos, todavía, su alcance y las ventajas que les puede proporcionar. Cabe añadir que las empresas de servicios, especialmente las de multiservicios, llamadas también de Facilities o Facility Services, no ayudan precisamente a clarificar el concepto.

¿Cómo definir exactamente que son las “facilities”? La palabra “facilities o facility”, en el contexto empresarial, es un anglicismo cuyo concepto engloba los elementos materiales que configuran los entornos de trabajo y los servicios de soporte necesarios para que las personas puedan realizar sus actividades laborales. Con el fin de encontrar una palabra más entendedora sugerimos la de Infraestructura acogiéndonos a la definición que da la Norma Internacional ISO 9000:2005. Según ella se define la Infraestructura como “Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización, que incluye: a) Edificios, espacios de trabajo y servicios asociados, b) Equipo para los procesos (tanto hardware como software) y c) Servicios de apoyo (tales como transporte o comunicaciones)”. A partir de esta apreciación puede resultar más comprensivo el concepto de facilities o facility que podemos asimilar al de infraestructuras de las organizaciones.

Las organizaciones, y en este concepto amplio incluimos las empresas y las administraciones públicas, gestionan sus Recursos Humanos y sus Recursos Financieros aplicando criterios de rigor profesional y de eficiencia. Al frente de sus departamentos o unidades correspondientes sitúan profesionales preparados y con capacidades contrastadas en estos campos. ¿Porqué las organizaciones no aplican los mismos criterios cuando se trata de gestionar sus “Facilities” o sus Infraestructuras?, ¿Es qué no es necesario gestionarlas de forma eficiente? o ¿Es qué éstos recursos no contribuyen a generar valor a la organización?.

La finalidad que se persigue con la aplicación del modelo FM o Gestión de las “facilities” es la de “aportar valor” al resultado económico del negocio sobre la base de: mejorar la productividad, reducir los costes operativos y obtener mayor rentabilidad del uso de los activos. Se trata de un área multidisciplinar que exige conocimientos técnicos y de gestión y conceptualmente conviene considerarla como una unidad de negocio dentro de la organización. Por todas estas razones la gestión de las “facilities” o infraestructuras exige profesionales preparados.

Un análisis del mercado nos indica que existe, en general, un bajo nivel de conciencia sobre la importancia que tiene la gestión eficiente de las “facilities”. Es evidente que en muchas empresas su gestión existe pero de forma disgregada. Las responsabilidades parciales, las que realmente tengan asumidas, recaen en diferentes áreas del organigrama con lo que se pierde uno de los grandes beneficios del F.M. que es su visión global de las infraestructuras e integradora de los diversos servicios que deben prestarse.

En el mercado actual, las organizaciones para subsistir deberán ser competitivas y rentables y por ello sus objetivos se plantean en base a optimizar el valor económico o margen que aporta cada una de las actividades de sus negocios. Las organizaciones siempre están pensando en cómo reducir costes y como incrementar la flexibilidad y en situación de crisis esto se agrava ya que tener unos costes bajos es importante pero más lo es el tener unos costes flexibles y por ello la estrategia en muchas organizaciones es la de fortalecer su actividad principal y externalizar aquellas actividades que pueden considerarse de soporte, una de ellas es el área de las “facilities”.

Traspasar la gestión y los servicios de las facilities a empresas externas como ya lo están haciendo en los países con el FM más desarrollado comportará ventajas para las organizaciones en base a obtener experiencia, recursos y profesionales conocedores del FM y posibilitaran que las organizaciones puedan dedicar todos sus esfuerzos a las actividades que constituyen su “core business” que es lo que realmente conocen y saben gestionar eficientemente.

Sebastià Roger Berenguer

Enginyer Industrial. Consultor RE&FM

Director del Programa Superior de Facilities Management